Bildungsmanagement
Semi ist Teil der Sylvenstein Learning Solutions und ein leistungsfähiges Softwaresystemen für das Seminar- und Veranstaltungsmanagement.
Es umfaßt alle wichtigen Bereiche von der Seminarverwaltung, über das Teilnehmermanagement bis zur Semianrdurchführung.
Unsere Softwarelösung besteht aus zwei Komponeten. Das Semi Hauptsystem
wird auf den Arbeitsplatz-Computern in Ihrer Seminarabteilung installiert.
Neben dem Hauptsystem gibt es mit "Semi
Online" eine moderne Internet Plattform für das Bildungsmanagment
und den mobilen Zugriff. Semi Online wird auf Ihrem Webserver installiert
und umfaßt zahlreiche Funktionen zur Online Kursbuchung und zur
Kooperation und Zusammenarbeit mit Teilnehmern und Referenten.
Seminare und Veranstaltungen
Unsere Software unterstützt verschiedene Veranstaltungsarten, wie beispielsweise Einzelveranstaltungen,
Lehrgänge, Module, stundenbasierte Veranstaltungen, mehrjährige Bildungspläne und Ausbildungsgänge oder auch angebotsbasierte Inhouse Veranstaltungen.
Mit diesen Veranstaltungsarten deckt unser Softwaresystem eine Breite Palette an Bildungsmaßnahmen für Seminaranbieter oder Weiterbildungsabteilungen ab.
Veranstaltungen basieren in unserem System auf Themenvorlagen, in denen grundlegende Merkmale, wie To-do Listen, Texte, Dokumente, Preisinformationen oder Zusatzkosten hinterlegt werden.
Aus Themenvorlagen lassen sich einfach Veranstaltungen erzeugen, indem Sie Zeiten, Veranstaltungsorte und Trainer hinzufügen.
Sie können die Seminarplanung in Schritt für Schritt Dialogen oder direkt in einem Terminkalender durchführen. Für grössere Teilnehmerzahlen lassen sich Seminare auch automatisiert erzeugen.
In Zusammenarbeit mit Semi Online lassen sich Seminare auch in verteilten Teams oder gemeinsam mit Koperationspartnern planen.
Semi unterstützt hierbei auch Seminarangebote und Seminarbuchungen bei externen Weiterbildungsanbietern (eProcurement von Weiterbildung).
Teilnehmer buchen
Im Bereich Teilnehmerwesen verbringen Sie einen erheblichen Teil
Ihrer Arbeit. Entsprechend haben wir diesen Bereich besonders optimiert.
Gemeinsam mit der Anmeldung, Umbuchung, Stornierung, Rechnung oder
Aufnahme in Wartelisten druckt oder versendet Semi automatisiert
alle erforderlichen Dokumente.
Hier profitieren Sie von mehr als 20 Jahren Erfahrung und gemeinsamer
Entwicklungsarbeit mit unseren Kunden. Entsprechend effizient und
einfach zu bedienen ist dieser Bereich.
Semi überwacht automatisch Belegungsressourcen und Eignungsprofile
und verfügt über ein Reisemodul, mit dem Anreise-, Verpflegungs-
und Übernachtungsdetails Ihrer Seminarteilnehmer erfasste werden.
Legen Sie Hotelprofile zur Übernachtung Ihrer Teilnehmer an.
Bildungsgutscheine
Öffentlich geförderte Weiterbildung, wie beispielsweise Bildungsgutscheine, sind wichtige Bausteine für Bildungsanbieter und Berufsschulen.
Mit unserer Softwarelösung können Sie öffentlich geförderte Bildungsmaßnahmen verwalten. Hierzu gehört zum einen die Beantragung und Statusverfolgung
von Bildungsmaßnahmen und zum anderen die Buchung und Abrechnung der Weiterbildungskosten.
Hierbei ist unsere Software nicht allein auf "Bildungsgutscheine" spezialisiert und erlaubt entsprechende "Splitrechnungen".
Es werden auch andere Arten öffentlich geförderterer Weiterbildung unterstützt.
Veranstaltungsorte
Semi überwacht die Zahl der gebuchten Teilnehmer mit Blick auf
die mögliche Teilnehmerzahl, schlägt passende Seminarräume vor,
wählt automatisch die passende Anfahrtsskizze und Serienbriefdokumente
für den Veranstaltungsort. Bei der Erstellung der Kurskataloge verwendet
Semi diese Informationen. Ebenso bei der Kalkulation oder dem Export
ins Internet.
Es können für jeden Veranstaltungsort mehrere Räume
mit individuellen Eigenschaften angelegt werden.
Referenten, Trainer und Lehrkräfte
Semi verfügt über eine leistungsfähige Verwaltung Ihrer Referenten,
Trainer und Lehrkräfte und verwendet diese Informationen automatisiert
in anderen Programmbereichen. Verwalten Sie Verträge, Honorarvereinbarungen,
Vita, Historie, Einsatzorte, Kompetenzen, Referenzen oder zeitliche
Rahmenvereinbarungen.
Führen Sie Stundennachweise zur Abrechnung direkt in Semi. Haben
Sie beispielsweise Rahmenvereinbarungen mit Ihren Referenten über
80 Arbeitstage, überwacht Semi wieviel Prozent Ihres Referenten
bereits eingeplant wurden. Semi verwendet Honorarinformationen automatisiert
zur Deckungsbeitragsrechnung Ihrer Seminare.
Adressen und Marketing
Teilnehmer- und Interessenten- Adressen sind wertvolle Marketing-
und Serviceressourcen. Entsprechend stellt Semi eine Reihe leistungsfähiger
Adressfunktionen bereit.
In Semi können Sie Adressen mit einer beliebigen Anzahl von Merkmalen
verknüpfen und erhalten so Adressgruppen, die bestimmte Merkmale
teilen. Im einfachsten Fall werden so aus Adressen Kunden, Veranstaltungsorte,
Tagungshotels, Referenten oder Firmenmitarbeiter.
Sie können aber auch Informationen für Werbeaktionen mit Adressen
verbinden und entsprechende Adresselisten erzeugen, die für Newsletter
oder E-Mail Marketing weiterverarbeitet werden.
Kalkulation
Für Bildungsunternehmen sind vorausschauende Jahresplanung (Erlös- und Kostenplanung) und Controlling wichtige Planungstool. Semi erlaubt die Finanzplanung und Budgetierung auf verschiedenen Ebenen. Die Deckungsbeitragsrechnung für geplante und tatsächliche Beträge wird automatisiert geführt. So haben Sie Abweichungen stets im Blick.
Rechnungen und Buchhaltung
Sie können mit Semi Rechnungen, Stornos oder Korrekturrechnungen
erstellen, einschließlich Zusatzkosten. Rechnungsdaten lassen sich
in zahlreiche Buchhaltungsformate exportieren, wie z.B. DATEV.
Alle Buchhaltungsdokumente wie Rechnungen, Gutschriften usw. werden
in Semi automatisch erstellt und mit einer Rechnungs- oder Stornonummer
versehen. Semi unterstützt auch den SEPA Bankeinzug und die Erstellung
einer SEPA Datei für Ihre Bank.
Semi hat automatisierte Funktionen, die Ihnen die Arbeit mit Sammeldokumenten
erleichtern. Hierzu zhlen beispielsweise Sammelanmeldungen oder
Sammelrechnungen.
Wirtschaftlichkeit Ihrer Seminare stets im Blick
In den „Themen“ können Sie verschiedene Basispreise von Veranstaltungsvorlagen
erfassen. Ebenso werden dort für die Planung Raum und Referentenkosten
erfasst. Aber auch Zusatzkosten können Sie festlegen für Mittagessen,
Kopierkosten etc.
Sie können Preise und Kosten aus den „Themenvorlagen“ in Ihre Veranstaltungen
übernehmen, oder für einzelne Veranstaltungen auch individuell festlegen
bzw. Abweichungen erfassen. Liegen Referentenhonorar und Raumkosten
im Plan? Liegen die Teilnehmerzahlen innerhalb der Vorgabe?
Dokumentvorlagen mit Microsoft Word
Verwenden Sie Microsoft Word zur Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen. Semi verfügt über mehr als 300 Druckvariablen, um alle wichtigen Informationen in Dokumenten darzustellen. Semi stellt Ihnen Textbausteine und Standarddokumente zur Verfügung, um Ihre Dokumentvorlagen zu erstellen. Semi unterstützt mehrsprachige Dokumente und wählt automatisch abhängig von der Sprache Ihrer Seminarteilnehmer das passende Dokument. Bei einem gut eingerichteten Dokumentenmanagement mit passenden Dokumentvorlagen gibt es keine Notwendigkeit, für neue Veranstaltungen weitere Dokumentvorlagen zu erstellen.
Mit Kunden im Kontakt
Verwalten Sie Ihre Kundenkontakte im zentralen Kontaktmodul (CRM
– Customer Relationship Management). Hier verwalten Sie E-Mail Korrespondenz,
versendete Dokumente, Telefonkontakte mit Ihren Kunden. Viele Einträge
im Kundenkontaktmodul werden automatisch geführt.
Semi arbeitet auch mit Ihrer Microsoft Windows kompatiblen Telefonanlagen
(TAPI) zusammen und wählt für Sie die Telefonnummer oder öffnet
die Kundenakte passend zur eingehenden Telefonnummer. Mit dem eingehenden
Anruf zeigt Semi automatisch alle Hinweise, Bemerkungen, Adressdetails
oder Buchungshistorie des anrufenden Seminarteilnehmers.
Semi erlaubt den Versand von SMS Nachrichten. Hierzu benötigen Sie
entweder ein Android kompatibles Handy oder einen Kunden-Account
bei einem der unterstützen SMS Gateways.
Arbeitsbereiche und Rollen
Semi verfügt über ein Rollensystem, um für Nutzergruppen bestimmte
Arbeitsfunktionen und Arbeitsansichten individuell zu konfigurieren.
Dadurch arbeiten Nutzer nur mit den Funktionen, die sie für die
Arbeit benötigen. Über Kurzbefehle können Sie zwischen verschiedenen
Arbeitsansichten wechseln. Beispielsweise lassen sich Arbeitsansichten
für "Aushilfen", "Buchhaltung" oder "Hororarvereinbarungen mit Referenten"
treffen.
Wenn ein Nutzer für bestimmte Arbeitsbereiche nicht freigeschaltet
ist, so ist er von diesen Funktionen ausgeschlossen.